エクセルをPDFに変換する手順とメリット・デメリットを解説！

内容を変更されたくないエクセルは、PDFに変換しておくと便利です。

エクセルからPDFに変換して保存する方法は2通りあります。

どちらを使っても変換できるので、覚えやすいほうを試してみてください。

エクセルをPDFに変換して保存する2つの方法

エクセルからPDFには、以下の方法で変換ができます。

それぞれの手順を詳しく解説していきます。

拡張子をPDFに変更して保存する

エクセルで作成したデータのファイルの種類を「PDF」に変更してから保存すると、PDFに変換できます。

PDF/XPS形式で発行

「PDF/XPS形式で発行」でPDFに変換したいときは、「ファイル」タブの中にあるエクスポートから操作を行います。

エクセルをPDFに変換するメリット・デメリット

エクセルをPDFにすると書き換えができなくなり、書類安全性を高めることができます。

しかし、書き換えができなくなることがデメリットになってしまうこともあります。

メリット	デメリット
簡単に書き換えができなくなるため、書類の安全性が向上する	PDFを直接書き換えたいときはPDF編集ソフトなどの専用のツールが必要になる
PDFに「フォントの埋め込み」をしておくと、フォントの互換性を気にする必要がなくなる	PDFからエクセルに変換するとレイアウトが崩れたり、文字化けしたりすることがある
どのデバイスからでも同じように表示できる

PDFに変換するメリットは多いですが、デメリットも理解したうえで変換するようにしましょう。

エクセルの複数シートを一括でPDFにする手順

PDFに変換する前にあらかじめ必要なシートをすべて選択しておくと、複数のシートを一括でPDFに変換できます。

• 左端のシートをクリック
• Shiftを押しながら右端のシートをクリック

あとの操作は、エクセルをPDFに変換して保存する2つの方法と同じです。

複数のシートを一括で変換すると、こちらの画像のように複数ページに分かれた状態で表示されます。

別のデータを確認したいときは、ページを切り替えてください。

PDFへの変換が完了したら下記の操作を行い、シートのグループを解除しておきましょう。

• いずれかのシートの上で右クリック
• 「シートのグループ解除」を選択

エクセルからPDFに変換したファイルを1枚に収める方法

エクセルからPDFに変換すると、データが1ページ収まらず、複数ページに分かれてしまうことがあります。

PDFが複数ページに分かれたときは、1枚に収まるようにエクセルの設定を変更してからもう一度PDFに変換してみましょう。

1枚に収まるように設定を変更する方法は、以下の3つです。

1年間の売上表のように横に広くなるデータの場合、用紙の向きを縦から横に変更してからPDFに変換するだけで1枚に収まることがあります。

この状態でPDFに変換すると1枚に収めることができます。

その他のエクセルをPDFに1枚に収める手順は、こちらの記事で解説しています。

フリーソフトを使ってエクセルをPDFに変換する方法とメリット・デメリット

PDFをエクセルに変換したいときは、有料のPDF編集ソフトや無料で変換できるフリーソフトが必要になる場合があります。

しかし、エクセルからPDFにするときは、拡張子をPDFに変更して保存するかPDF/XPS形式で発行するだけで変換することが可能です。

フリーソフトは、コストがかからず、手軽に利用できるというメリットがありますが、情報漏洩やウイルス感染などのリスクもあるため利用には注意が必要です。

	フリーソフトを使う場合	エクセルだけで変換する場合
メリット	変換したいエクセルを指定された場所にドラッグするだけで簡単に変換できる	エクセルだけで完結するので、情報漏洩やウイルス感染のリスクがない
デメリット	オンライン上での操作になるため、情報漏洩やウイルス感染のリスクがある	なし

上記のように、エクセルだけで変換するデメリットはありませんが、フリーソフトを使ってエクセルをPDFに変換するメリットもほとんどありません。

安全にPDFへ変換するために、エクセルで操作を行うようにしましょう。

エクセルをPDFに変換に関するQ＆A

エクセルのファイルをPDFに変換する方法を教えてください。

「拡張子をPDFに変更して保存する」か、エクスポートのメニューにある「PDF/XPSの作成」を使うとPDFに変換できます。

PDFに「フォントの埋め込み」をしておきたいのですが、どうすればいいですか？

「フォントの埋め込み」は、ワードで操作が可能です。

はじめに、エクセルで「拡張子をPDFに変更して保存する」か、エクスポートのメニューにある「PDF/XPSの作成」を使ってPDFに変換します。

そのあとで、変換したPDFをワードで開き、「フォントの埋め込み」の操作を行ってください。

PDFに変換するメリットとデメリットを理解してエクセルのファイル形式を変更しよう！

エクセルからPDFへの変換は、エクセルだけで操作が可能です。

フリーソフトを使用する方法もありますが、ほとんどのものがオンライン上での変換が必要です。

オンラインツールは手軽に操作できるというメリットがありますが、情報漏洩やウイルス感染のリスクがあります。

PDFへの変換は、今回紹介した手順を参考にエクセルで操作を行ってみてください。

最後に、エクセルを使ってPDFに変換する方法をおさらいしておきましょう。

エクセルをPDFを変換すると簡単に書き換えることができなくなるため、書類の安全性が向上するというメリットがあります。

しかし、PDFに変換した書類をエクセルで再利用しようとするとレイアウトが崩れたり、文字化けしたりしてしまうことがあります。

メリットだけではなく、デメリットを理解したうえでファイル形式を変更するようにしましょう。

変換したPDFをもう一度エクセルで使用する場合は、PDFをエクセルに変換する方法を解説しているこちらの記事をご覧ください。