エクセルで非表示の行・列を印刷しない方法を完全解説！

エクセルでは、不要なデータを非表示にして画面に表示されているデータだけを印刷したいというケースがありますね。

行や列が正しい手順で非表示になっていなかった場合、印刷されてしまう場合があります。

「データが画面上に見えていない＝非表示になっている」とは限りません。

本記事では、非表示にした行や列が印刷されてしまう原因と、非表示設定の正しい手順を解説しています。

非表示にしたつもりなのになぜか印刷されてしまうときは、本記事を参考にしてみてください。

非表示データを印刷しない方法以外にも、エクセルの印刷に関する関連記事があります。

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エクセルで「非表示」にした行や列を印刷しないための正しい設定方法を覚えよう

エクセルで行や列が正しく非表示に設定されていれば、そのまま印刷するだけで非表示になっているデータは印刷されません。

非表示にしたデータが印刷されてしまう場合は、データが見えていない状態になっているだけで正しく設定されていない可能性があります。

不要なデータを印刷しないために、正しい手順を確認しておきましょう。

行を非表示にする

行の非表示も列の非表示も選択の範囲は異なりますが、基本的な操作は同じです。

列を非表示にする

列の場合は、非表示にしたいアルファベットの範囲を選択して非表示の設定を行います。

エクセルで「非表示」にした行や列が印刷されてしまう主な原因

エクセルで非表示にした行や列が印刷されてしまう場合は、列幅や行の高さが狭くなっていて、見えていないデータがあるなど、非表示の設定がうまくできていない可能性が高いです。

非表示にしたデータが印刷されてしまうと社内の大切な情報が外部に漏洩してしまう可能性もあるため、印刷プレビューで確認してから印刷を実行するようにしましょう。

非表示にしたデータが印刷されてしまう場合、以下の操作をしていないか確認してみてください。

それぞれの操作について、詳しく解説していきます。

非表示の設定ではなく列幅や行の高さが狭く設定されていたとき

列幅や行の高さが狭くなっていることでデータが見えなくなっている場合、そのまま印刷すると非表示にしたつもりの部分が印刷されてしまうことがあります。

これは、列の非表示ではなく列幅を狭くして表示したくないデータを見えない状態にしているデータです。

列幅を変更していることがわかりやすいようにデータが見える状態にしていますが、列幅を狭くしているだけではデータが印刷されてしまうことがあります。

印刷に含めたくないデータがある場合は、列幅や行の高さを狭くするのではなく、「非表示」の設定を行うようにしてください。

印刷範囲が広く設定されていた場合

1ページに収まらないデータの場合、印刷範囲に非表示にしたい列や行を含めてしまうと、印刷したくない範囲が印刷されてしまうことがあります。

これは、「1ページ目に指定の用紙サイズに入りきらない状態で作成されている請求書」、「2ページ目に内部向けの原価と利益」が入力されているデータに対して、「Aの1からKの21」までの範囲を印刷範囲に指定した画面です。

「Aの1からGの21」までは、指定した用紙のサイズ内にデータが入っていますが、H列が指定した用紙サイズに収まっていないため、1枚の用紙に印刷したい場合は縮小印刷する必要があります。

これは、本来入れてはいけない「Jの1からKの21」までの範囲を含めて印刷範囲に指定してしまった状態のまま、印刷プレビューの画面を表示したものです。

印刷したくない範囲を誤って印刷範囲に含めてしまっているため、上記のように印刷したくない範囲も一緒に表示されています。

印刷に必要な部分だけを正しく印刷範囲に指定しておけば、非表示の設定をしなくても内部向けに入力されている行や列を印刷しないようにすることは可能です。

しかし、上記のように印刷範囲を間違えてしまうと、必要のない範囲まで印刷されてしまうことがあるので注意しましょう。

拡大印刷をしていて画面上だけ見えない状態になっていたとき

印刷したくない部分に非表示の設定をしていなかった場合、印刷する際に画面上見えていないだけの状態になっていると、印刷したくない範囲が印刷されてしまうことがあるので、注意しましょう。

これは、1ページ目に顧客用の請求書、2ページ、3ページ、5ページは社内でのみ使用したいデータ、4ページ目は何も入力されていない状態になっているデータです。

こちらのデータには、印刷したくない範囲に対して非表示の設定は行っていません。

これは、先ほどのデータの1ページ目だけを印刷プレビューで表示した画面です。

このデータのように印刷したくない範囲が含まれていないページだけを印刷するのであれば、非表示の設定をしなくてもよいケースもあります。

しかし、実際には5ページ分のデータがある状態なので、印刷の倍率を変更してしまうと不要な範囲が印刷されてしまう可能性があります。

印刷したいデータの周辺に印刷に含めたくないデータが入力されている場合は、注意するようにしてください。

行・列を非表示にしたデータを印刷しないようにする方法

特定の範囲のデータを印刷したくないときは、印刷したくない行や列に対して「非表示」の設定を行ったあとに、印刷を実行するようにしましょう。

非表示にした行・列を含めずに印刷する方法

印刷に含めたくないデータを非表示にしておくと、普通に印刷するだけで印刷範囲から除外することができます。

上記のデータの場合は、「42~43行目」と、原価と利益の金額が入力されている「J列とK列」に社内向けのデータが入力されているので、この範囲に対して非表示の設定を行います。

非表示にした行・列を再表示する手順

データを共有している場合など、印刷するときだけ必要のない行や列を非表示にしておきたいというケースもありますね。

そういう場合は、印刷時のみ必要のない行や列を非表示にして、印刷が終わったら非表示にしたデータを再表示させておきましょう。

非表示の行または列は、以下の手順で再表示させることができます。

エクセルで「非表示設定」+「印刷範囲の設定」で確実に不要な範囲の印刷を防ぐ

印刷範囲から除外したい行や列は、非表示の設定をした後に印刷をすれば印刷されることはありません。

しかし、確実に不要な範囲の印刷を防ぎたい場合は、「非表示設定」と「印刷範囲の設定」の両方を使って印刷範囲を指定してみてください。

印刷範囲の指定、または不要な行または列を非表示にするだけでも必要な範囲だけを印刷することはできますが、両方設定することでより確実に不要なデータを除外した印刷ができるので、試してみてください。

非表示にしたデータだけをコピーして印刷する場合は可視セルを選択して貼り付けする

不要なデータを非表示にしたあとにデータをコピーをして、貼り付けをするとすべてのデータが貼り付けされてしまいます。

非表示にしたデータを除いて貼り付けをしたい場合は、「可視セル」をコピーして貼り付けする必要があります。

「可視セル」とは、非表示で見えなくなっている部分を除いたセルのことです。

通常のコピー＆貼り付けを行うと、見えていないデータも含めたすべてのデータが貼り付けされてしまうので注意してください。

今回は、わかりやすくするために同じシート内でデータを非表示にしたデータを除いてコピー&貼り付けする正しい手順を解説します。

参考

今回は同じシート内に貼り付けをしましたが、別のシートに貼り付けすると、非表示などの設定をせずにそのまま印刷することが可能です。

別のシートに貼り付けしたあとに印刷プレビューで確認してみると、非表示にした「オレンジ」は表示されていません。

このまま印刷すれば非表示を除いた範囲だけが印刷されるので、試してみてください。

非表示データを誤って印刷しないためのチェックリスト

非表示の設定をした行や列には、外部には漏らしたくないデータが入力されている場合があるため、印刷されていることに気が付かずに配布してしまうと、大切な情報が漏洩してしまう可能性があります。

非表示データを誤って印刷しないために、印刷前に以下の点をチェックしておきましょう。

印刷前に必ず印刷プレビュー画面ですべてのページを確認することを徹底するだけで、非表示のデータが印刷されてしまうという状態が起こってしまうのを防ぐことが可能です。

また、無駄なコピー用紙やインクの消費を防ぐことにもつながります。

業務の正確性と効率化を図るために、上記の項目のチェックを印刷前の基本操作として身につけておくことをおすすめします。

エクセルで非表示の行・列を印刷しないに関するQ＆A

エクセルで非表示にした行を印刷しないようにするにはどうすればいいですか？

印刷したくない行を正しい操作で非表示にしていれば、そのまま印刷しても非表示の行は印刷されません。

非表示にした行が印刷されてしまう場合は、非表示の操作が間違っている可能性があります。

正しい手順については本文内で解説していますので、参考にしてみてください。

エクセルで非表示部分も印刷したいのですが、どうしたらいいですか？

非表示部分を印刷する方法は、2通りあります。

1つ目は、非表示になっている行や列を再表示させる方法です。

非表示になっている行や列を再表示すると、すべてのデータを印刷することができます。

もう1つは、非表示になっているデータをコピーして別のシートに貼り付けする方法です。

元になっているデータを再表示させずにすべてのデータを印刷したい場合は、非表示になっている状態でデータ全体をコピーして別のシートに貼り付けすると、すべてのデータが表示された状態になります。

貼り付けしたシートを印刷すれば、非表示部分も印刷することができるので試してみてください。

エクセルで非表示にしたいデータが含まれているページを除いて特定のページだけを印刷するにはどうしたらいいですか？

特定のページだけを印刷したい場合は、印刷の画面にあるページ指定のところに「1」から「1」のように印刷したいページ数を指定すればそのページだけを印刷することができます。

「エクセルで「非表示設定」+「印刷範囲の設定」で確実に不要な範囲の印刷を防ぐ」の項目でページ指定をする手順を解説していますので、参考にしてみてください。

非表示にした行・列が印刷されてしまう場合は設定を確認しよう！

非表示にした行や列が印刷されてしまう場合は、非表示が正しい手順で設定されていない可能性が高いです。

列幅や行の高さを狭くしてデータを見えなくした状態で印刷すると、その部分が印刷されてしまうことがあるので注意してください。

最後に、非表示にした行や列が印刷されてしまう主な原因をおさらいしておきましょう。

非表示にしたデータが誤って印刷されてしまい、気が付かずに配布してしまうと大切な情報が漏洩してしまう可能性があります。

印刷したくないデータは正しい手順で非表示にして、印刷プレビューで印刷したくないデータが表示されていないことを確認してから印刷するようにしてください。

非表示データを印刷しない方法以外にも、エクセルの印刷に関する関連記事があります。

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